Privacyverklaring Viaverda – versie 1.0 (25-03-2024)

 

Om u als Viaverda een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we u meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Viaverda. We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

 

Definities

1.           Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

2.           Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

3.           De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is Viaverda verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar leden en contacten.

4.           Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Dit kunnen bijvoorbeeld softwareleveranciers zijn waar Viaverda beroep op doet.

 

Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van uw persoonsgegevens.

Wij bewaren uw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als organisatie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat uw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden uw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Uw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

 

Doeleinden en verwerkingsgronden

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij u opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. In veruit de meeste gevallen vragen wij de gegevens rechtstreeks bij u op door middel van het formulier voor lidmaatschap. Contacten die geen lid zijn maar die wel toegang moeten krijgen tot afgeschermde inhoud op de website, bv. in het kader van onderzoek of samenwerking in projecten, geven daarvoor rechtstreeks zelf de nodige gegevens aan ons door.

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij uw gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

 

•             om een wettelijke verplichting na te komen

Bijvoorbeeld: Registratie van vormingsactiviteit voor fytolicentie

 

•             wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven

Bijvoorbeeld: Na het inschrijven voor een studiedag of in het kader van samenwerking binnen bepaalde projecten of onderzoek, waarvoor toegang nodig is tot de website, webapplicaties, e.d.

 

•             voor de uitvoering van een overeenkomst met u

Bijvoorbeeld: Betalend lidmaatschap, dat jaarlijks hernieuwd wordt en in ruil waarvoor u toegang krijgt tot alle adviezen en voorlichtingsmateriaal (nieuwsbrief, website, telefonisch advies, proefveldbezoeken, studiedagen, …)

 

•             op basis van ons gerechtvaardigd belang

Bijvoorbeeld: Bekendmaken van onderzoeksresultaten aan de sierteelt- en groensector

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

 

•             identificatie- en contactgegevens

Bijvoorbeeld: naam, (e-mail)adres, rijksregisternummer, telefoonnummer, …

 

Doorgifte

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of uw gegevens doorgeven aan een overheidsinstelling, dan mogen zij uw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

In principe worden uw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

 

Verwerkersovereenkomsten

Wij gebruiken een verwerkersovereenkomst als afsprakenkader met onze verwerkers.

 

Rechten

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:

 

Recht op informatie en inzage

U mag weten of we persoonsgegevensgegevens van u hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. U kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.

 

Recht op correctie en aanvulling

Als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag u ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

 

Recht om vergeten te worden

U mag vragen dat uw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:

 

•             de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;

 

•             u de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;

 

•             u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;

 

•             uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;

 

•             uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

 

Wij zullen uw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

 

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

 

•             u de juistheid van die gegevens betwist;

 

•             de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de gegevens gewist worden;

 

•             wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;

 

•             u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de uwe in het geding zijn.

 

Wanneer de verwerking beperkt is, worden uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

 

Recht op bezwaar

U kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. U hebt een absoluut recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we uw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heeft u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. U mag ons ook vragen om deze doorgifte in uw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

 

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht om u te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor u rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op uw toestemming. In deze gevallen kunt u ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

 

Recht op intrekking toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van uw toestemming blijft evenwel geldig.

 

Uitoefenen van rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Als u een recht wil laten gelden, dan moet u dit schriftelijk en gedagtekend doen. Het kan per e-mail, per post of op een papier dat u afgeeft aan het onthaal. Wij hebben de volgende gegevens nodig:

 

1.           Uw naam

2.           Een scan of kopie van uw elektronische identiteitskaart

3.           Welk recht u wil laten gelden

4.           Op welke manier u de gegevens wil ontvangen: op papier af te halen aan het onthaal of elektronisch

 

Specifieke verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kunt u uw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

 

Nieuwsbrieven

Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. U ontvangt deze als u hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wenst u een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.

 

Beeldmateriaal

Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto’s en video’s. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor de organisatie en haar activiteiten, onder andere in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren uw recht op afbeelding en engageren ons om u bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.

Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto’s en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van uw impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.

Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin u het hoofdonderwerp bent, waarbij u poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd uw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf u aanspreken. U kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

 

Sociale media

Viaverda maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar leden en contacten. Viaverda is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk LinkedIn, Facebook, Instagram, X en YouTube.

Indien u via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden uw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om u verder te helpen of aan uw verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van uw verzoek worden deze berichten nog 1 jaar door ons bewaard.

Indien u reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door u verwijderd worden.

Uw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Viaverda heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

 

Cookies en tracking

Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt u hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kunt u per type cookie toestemming geven of weigeren.

 

Vragen en klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. U kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Uw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Bent u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kunt u een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

De Vlaamse Toezichtcommissie kunt u bereiken per e-mail op mailto:contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen, zie https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen, zie https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/privacy/wat-doe-je-bij-misbruik.

 

Contactgegevens

U kan ons contacteren per e-mail naar info@jeffrissoft.be of per brief naar Viaverda, Schaessestraat 18, 9070 Destelbergen, België.

 

Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.